Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Excel

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем калькулятор, счетные машины и компьютер.
Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных» или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Содержание
Работа состоит из 1 файл

Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Exel.doc

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ РАСТИТЕЛЬНЫХ ПОЛИМЕРОВ

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:

«Функциональные возможности

табличного процессора

Microsoft Excel»

Студент 2 курса з/о:

Кутузова В.Н.

Санкт-Петербург

Введение.

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем калькулятор, счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных» или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы.

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобночитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются, а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но. и кто сможет проанализировать отчеты.

К тому же в наше время очень актуальным становиться фактор «старения информации». Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс — лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по «Internet», электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об объемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была «сегодняшней»?

Ответ прост — Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Продукты фирмы Microsoft.

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура «MS» и обозначает она ни что иное, как «Microsoft». Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример — этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как бы «одно лицо». Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Основные технические характеристики.

Характеристика Значение
Число пользовательских панелей инструментов Ограничивается только объемом памяти
Число пользовательских кнопок Ограничивается только объемом памяти
Число открытых документов Ограничивается только объемом памяти и системными ресурсами
Максимальный размер листа 16384 строк на 256 столбцов
Ширина столбца от 0 до 255 символов
Высота строки от 0 до 409 пунктов
Длина текста в ячейке не более 255 символов
Длина формулы не более 1024 символов
Число листов в книге Ограничивается только объемом памяти (максимальное число листов книги, открываемой по умолчанию — 255)

Технические характеристики листов и книг.

Характеристика Значение
Число сценариев Ограничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251 сценарий
Число видов Ограничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога Диспетчер видов выводится список первых 256 видов
Количество значащих десятичных разрядов 15
Максимальное положительное число 9.99999999999999E307
Минимальное отрицательное число -9.99999999999999E307
Минимальное положительное число 1E-307
Максимальное отрицательное число -1E-307
Предельное число итераций 32767
Размер массивов не более 6553 элементов
Число сводных таблиц на листе Ограничивается только объемом памяти
Число элементов в сводной таблицы не более 256
Число страниц в сводной таблице не более 8000
Число цветов в книге 56
Число стилей ячейки в книге не более 4000
Число пользовательских числовых форматов Ограничивается только объемом памяти
Число выделенных диапазонов не более 2048
Число имен в книге Ограничивается только объемом памяти
Число аргументов функции не более 30
Число вложений функций не более 7
Число стандартных функций 320
Число пользовательских функций Ограничивается только объемом памяти
Число окон книги Ограничивается только системными ресурсами
Число подокон окна не более 4
Число связанных листов Ограничивается только объемом памяти
Интервал масштабирования от 10% до 400%
Число поименованных видов Ограничивается только объемом памяти
Число отчетов Ограничивается только объемом памяти
Число сценариев Ограничивается только объемом памяти
Число уровней сортировки 3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных сортировок

Технические характеристики диаграмм.

Характеристика Значение
Число диаграмм, использующих данные листа Ограничивается только объемом памяти
Число листов, используемых диаграммой не более 255
Число рядов данных в диаграмме не более 255
Число элементов в ряду данных не более 4000
Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммы не более 32000
Число шрифтов диаграммы не более 255
Число стилей линии не более 8
Число весовых коэффициентов линии не более 4
Число узоров для заливки плоских фигур 18
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор) 56448
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер) 56448 (Зависит от марки принтера и его программного обеспечения.)

Знакомство с Excel.

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:

Источник



Реферат: Табличный процессор Excel

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным [1].

Табличный процессор — программное средство для проектирования электронных таблиц. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т. д. [1]

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· создание многотабличных документов;

· оформление и печать электронных таблиц;

· построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

· создание многотабличных документов, объединенных формулами;

· работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

· создание итоговых и сводных таблиц;

· использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

· решение оптимизационных задач;

· решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;

· разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т. д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам [1].

2. Краткая характеристика MS Excel

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономик-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире [2].

Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать изменять его и руководить расчетами.

С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" — вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя "за руку" за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем [2].

Похожее:  Кулеры для процессора Glacialtech в Санкт Петербурге

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением к ней данных и построением диаграмм. Тяжело вообразить себе область, где бы не требовался анализ этих данных. В Excel включенный мощный инструмент анализа — Сводная таблица. С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержат большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими клацаньями кнопкой мыши приводить их в удобный и читается вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программ-мастера [2].

В Microsoft Excel есть два основных типа объектов: книга и письмо.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, который используется для обработки и хранение данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Письма служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и редактировать одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисление на основе данных с нескольких листов. После создания диаграммы можно поместить на письмо с соответствующими данными или на отдельное письмо диаграммы [2].

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного письма на другого нужно указать соответствующий ярлык. Название активный лист выделен жирным шрифтом [1].

В Microsoft Excel очень много разнообразных функций, среди которых такие [2]:

1. Финансовые , среди множество специальных функций, вычисляющих проценты по депозиту или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и разнообразнейший обратные и родственные величины.

2. Функции даты и времени – большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в разные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в каморку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесение любых изменений в таблицу.

3. Логические функции – эта категория включает 6 логических команд, среди которых ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ.

4. Математические – эта категория — одна из наиболее густонаселенных в Excel (больше 100 функций). Никаких особых ухищрений в ней нет. Но есть довольно много функций на все случаи.

5. Ссылка и массивы. В этой категории находятся функции, которые разрешают обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него разнообразнейший информацию: номера столбцов и строк, у него входят, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой каморке этого массива нужное число или текст и т.д.

6. Тексту – В этой группе десятка два команд. С их помощью можно сосчитать количество символов в воротничке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОДСИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную каморку некоторое количество символов из другой воротнички (ПСТР), поместить в активную каморку весь текст из другого каморки большими (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, или совпадают две текстовые каморки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).

7. Проверка свойств и значения – здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в воротничке (число там находится, текст или какая-то другая информация), о формате, о текущей операционной среде, о типичных ошибках, которые возникли в формуле, и т.п..

8. Работа с базой данных – здесь можно найти команды статистического учета (БДДИСП — дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП — дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ — стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.

9. Мастер диаграмм – встроенная программа EXCEL, что упрощает работу с основными возможностями программы.

3. Назначение MS Excel

табличный процессор формула текст

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь [3].

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Вначале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows [3].

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических [2].

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные.

Источник

Основные возможности табличного процессора MS Excel

– решать математические задачи: выполнять табличные вычисления, вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.д.;

– осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование;

– проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование и оптимизацию;

– реализовывать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию и анализ данных;

– вводить пароли или устанавливать защиту некоторых ячеек таблицы, скрывать фрагменты таблицы (или всю таблицу);

– наглядно представлять данные в виде диаграмм или графиков;

осуществлять импорт/экспорт, обмен данными с другими программами;

– осуществлять многотабличные связи;

– подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.

С помощью инструмента Картаможно создавать географические карты на основании данных рабочих листов, организованных специальным образом. Один столбец должен содержать такие географические данные, как названия городов, штатов, областей или стран. При этом в карту можно добавлять надписи, дополнительные данные и применять к ним форматирование.

Прежде всего, надо организовать информацию рабочего листа по столбцам. Рабочий лист должен содержать дополнительные данные для каждого средства карты, например объемы продаж по каждому штату (области). Можно включить эти данные в ячейки, выделяемые при создании карты.

Карту можно использовать для анализа географических данных путем добавления подписей, текста, флажков. Например, форма карты прекрасно подойдет для отображения и анализа данных о продажах в разных регионах.

После создания карты можно изменять ее размер, модифицировать легенду, изменять другие элементы. На карту можно добавлять такие подписи, как названия городов и стран (которые уже записаны на рабочем листе), либо создавать надписи с «посторонним текстом». С помощью кнопки Вывод подписей объектовпанели инструментов Картапомечаются важные точки на карте, а с помощью кнопки Нанесение надписейвставляются примечания.

Для представления данных на карте другим способом можно добавить круговую диаграмму или гистограмму. Возможно, именно столбики гистограммы или секторы круговой диаграммы помогут лучше представить данные, связанные с географическими областями.

Основные типы данных: числа, как в обычном, так и в экспоненциальном формате, текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т. д.) и знаки математических операций.

Электронные таблицы позволяют работать с основными типами данных:

– числами, например (1.2367 0.25Е-7)

– текстом, например (–23.569Е+8рс)

– формулами, например =SUM(A1:F25;D47)

Числа могут быть представлены как в обычном виде, так и вэкспоненциальном и выравниваются по разрядам при размещении по столбцам для удобства пользователя.

В электронных таблицах существует три вида ссылок:

Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.

Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не меняются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара. Если символ доллара стоит перед буквой ($А1), то координата столбца – абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед цифрой (А$1), то координата столбца – относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы $. Изменяются только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ $. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ $, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки 7. Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца D. Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов – G, 3, L и 9, – помещая перед ними символ $.

Трехмерные ссылки используются при необходимости анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. Microsoft Excel использует все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула = СУММ(Лист2:Лист13!В5) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке В5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно.

Похожее:  Какой процессор Intel лучше купить

Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СЧЕТ, СЧЕТЗ, МАКС, МАКСА, МИН, МИНА, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНП, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСП, ДИСПА, ДИСПР и ДИСПРА.

Трехмерные ссылки нельзя использовать в формулах массива.

Трехмерные ссылки нельзя использовать вместе с оператором пересечения (пробел), а также в формулах, использующих неявное пересечение.

Изменения в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке или удалении листов.Нижеследующие примеры поясняют, какие изменения происходят в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке и удалении листов, на которые такие ссылки указывают. Предположим, что используется формула =СУММ(Лист2:Лист6!А2:А5), суммирующая содержимое ячеек с А2 по А5 с Лист2 по Лист6 включительно:

вставка или копирование. Если между листами 2 и 6 книги вставить новые листы, Microsoft Excel добавит в сумму содержимое ячеек с А2 по А5 на новых листах;

удаление. Если между листами 2 и 6 книги удалить листы, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек удаленных листов;

перемещение. Если переместить листы, находящиеся между листами 2 и 6 книги, и разместить их таким образом, что они будут расположены перед листом 2 или после листа 6, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек перемещенных листов;

перемещение граничного листа. Если переместить лист 2 или 6 в новое место книги, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находящихся между листами 2 и 6 включительно;

удаление граничного листа. Если удалить лист 2 или 6, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находившихся между ними.

Стиль ссылок R1C1.Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и столбцы. Стиль ссылок R1C1 полезен при вычислении положения столбцов и строк в макросах. В стиле ссылок R1C1 Microsoft Excel указывает положение ячейки буквой R, за которой идет номер строки, и буквой С, за которой идет номер столбца.

При записи макроса Microsoft Excel записывает некоторые команды с использованием стиля ссылок R1C1. Например, если записывается такая команда, как нажатие кнопки Автосумма для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, Microsoft Excel использует при записи формулы стиль ссылок R1C1, а не А1.

Чтобы включить или выключить стиль ссылок R1C1:

1. Выберите пункт Параметрыв меню Сервиси перейдите на вкладку Общие.

2. В разделе Параметрыустановите или снимите флажок Стиль ссылок R1C1.

Электронные таблицы позволяют осуществить сортировку данных, они могут сортироваться по возрастанию или убыванию, выстраиваясь в определенном порядке. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями – фильтрами.

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

исходные, или первичные, данные – константы;

производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Аргументами функции могут быть:

– ссылки на ячейки и диапазоны ячеек;

Для ссылки на ячейки в столбцах и строках можно использовать заголовки этих столбцов и строк листа. Также для представления ячеек, диапазонов ячеек, формул или констант можно создавать имена. Заголовки можно использовать в формулах, содержащих ссылки на данные на том же листе; для представления группы ячеек, находящейся на другом листе, этой группе следует присвоить имя:

– определенное имя в формуле облегчает понимание назначения формулы. Например, формулу =СУММА(Продано_в_первом_квартале) легче опознать, чем =СУММ(С20:С30);

– имена можно использовать в любом листе книге. Например, если имя «Контракты» ссылается на группу ячеек «А20:А30» первого листа рабочей книги, то это имя можно применить на любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу;

– имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя «Процентная Ставка», которому присвоено значение 6,2 %, можно использовать в любом месте для вычисления процентов;

– также можно ссылаться на определенное имя в другой книге или определить имя, ссылающееся на ячейку в другой книге. Например, формула =СУММА(Продажи.х1з!Контракты) ссылается на диапазон «Контракты» в книге «Продажи»;

Примечание. По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.

допустимые знаки. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания;

ссылки на ячейки как имена. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1;

использование нескольких слов. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например «Налог_на_продажи» или «Первый.Квартал»;

число знаков, которое можно использовать. Имя может содержать до 255 знаков;

Примечание. Если имя диапазона содержит больше 255 знаков, оно не может быть выбрано из поля Имя.

учет регистра в именах. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Microsoft Excel их не различает. Например, если создано имя «Продажа», а затем в той же книге создано другое имя «ПРОДАЖА», то второе имя заменит первое;

многоуровневые заголовки. Если на листе используются заголовки столбцов и строк, эти заголовки можно применять при создании формул, ссылающихся на данные листа. Если лист содержит многоуровневые заголовки столбцов – в которых за заголовком в одной ячейке ниже следуют один или более заголовков, – можно использовать эти заголовки в формулах, ссылающихся на данные листа. Например, если в ячейке Е5 находится заголовок «Запад», а в ячейке Е6 – заголовок «Проект», то формула = СУММ(Запад; Проект) возвращает общее значение для столбца «Запад Проект»;

порядок заголовков. При использовании ссылок на данные с помощью многоуровневых заголовков вы ссылаетесь на данные в порядке, в котором отображаются заголовки сверху вниз. Если заголовок «Запад» находится в ячейке F5, а заголовок «Фактически» – в ячейке F6, то можно для обращения к фактическим объемам продаж для запада использовать в формуле ссылку «Запад; Фактически». Например, чтобы вычислить среднее значение фактических объемов продаж для запада, следует использовать формулу =СРЗНАЧ(Запад; Фактически);

использование дат в качестве заголовков. Если с помощью диалогового окна Заголовки диапазоновсоздаются заголовки, содержащие год или дату, то при вводе формулы Microsoft Excel определяет дату как заголовок путем заключения ее в одинарные кавычки. Например, пусть лист содержит два заголовка – «2007» и «2008», – определенных в диалоговом окне Заголовки диапазонов.При вводе формулы =СУММ(2008) год автоматически заключается в кавычки: =СУММ(‘1997’).

Операторы сравнения.Операторы сравнения (табл. 15.1) используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Таблица 15.1.

Операторы сравнения

Операторы ссылки.Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются следующие операторы (табл. 15.2).

Таблица 15.2.

Операторы ссылки

Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула в Microsoft Excel всегда начинается со знака равенства =. Знак равенства свидетельствует о том, что последующие знаки составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле.

Ввод данных в ячейки.Для выполнения этого задания необходимо знать следующее:

1. Данные вводятся в активную ячейку. Активная ячейка выделена черной рамкой.

2. Адрес активной ячейки отображается в строке формул.

3. Ячейка активизируется или щелчком мыши, или с помощью курсорных клавиш.

4. В активную ячейку можно ввести текст, число, дату, время, формулу.

5. Ввод данных заканчивается:

– нажатием клавиши Enter(при этом активизируется соседняя ячейка);

– щелчком мышью по кнопке с изображением галочки в строке формул (при этом активной остается та же ячейка);

– щелчком мышью в любой другой ячейке.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:

– математические и тригонометрические;

– функции даты и времени.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

Режимы работы табличного процессора:

режим готовности – в строке состояния появляется индикатор Готово;

режим ввода данных – в строке состояния появляется индикатор Ввод;

режим редактирования – отмечается появлением индикатора Правка;

командный режим – в строке состояния появляются подсказки;

запись макроса – производится запись макроса.

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства =. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Ввод формул.Для выполнения этого задания необходимо знать следующее:

1. Ввод формулы начинается со знака равенства =.

2. В формулу могут входить числа, адреса ячеек и стандартные функции, соединенные знаками арифметических операций:

Источник

Основные возможности Excel

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Основные возможности электронных таблиц:

· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

· автоматизация итоговых вычислений;

· решение задач путём подбора значений параметров;

· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

· подготовка табличных документов;

· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

· создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

· Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

· Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

· Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

· На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Похожее:  Покупать или нет стоят ли смартфоны линейки Samsung Galaxy S21 своих денег

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.

Источник

Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Excel

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем калькулятор, счетные машины и компьютер.
Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных» или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Содержание
Работа состоит из 1 файл

Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Exel.doc

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ РАСТИТЕЛЬНЫХ ПОЛИМЕРОВ

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:

«Функциональные возможности

табличного процессора

Microsoft Excel»

Студент 2 курса з/о:

Кутузова В.Н.

Санкт-Петербург

Введение.

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем калькулятор, счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных» или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы.

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобночитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются, а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но. и кто сможет проанализировать отчеты.

К тому же в наше время очень актуальным становиться фактор «старения информации». Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс — лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по «Internet», электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об объемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была «сегодняшней»?

Ответ прост — Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Продукты фирмы Microsoft.

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура «MS» и обозначает она ни что иное, как «Microsoft». Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример — этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как бы «одно лицо». Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Основные технические характеристики.

Характеристика Значение
Число пользовательских панелей инструментов Ограничивается только объемом памяти
Число пользовательских кнопок Ограничивается только объемом памяти
Число открытых документов Ограничивается только объемом памяти и системными ресурсами
Максимальный размер листа 16384 строк на 256 столбцов
Ширина столбца от 0 до 255 символов
Высота строки от 0 до 409 пунктов
Длина текста в ячейке не более 255 символов
Длина формулы не более 1024 символов
Число листов в книге Ограничивается только объемом памяти (максимальное число листов книги, открываемой по умолчанию — 255)

Технические характеристики листов и книг.

Характеристика Значение
Число сценариев Ограничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251 сценарий
Число видов Ограничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога Диспетчер видов выводится список первых 256 видов
Количество значащих десятичных разрядов 15
Максимальное положительное число 9.99999999999999E307
Минимальное отрицательное число -9.99999999999999E307
Минимальное положительное число 1E-307
Максимальное отрицательное число -1E-307
Предельное число итераций 32767
Размер массивов не более 6553 элементов
Число сводных таблиц на листе Ограничивается только объемом памяти
Число элементов в сводной таблицы не более 256
Число страниц в сводной таблице не более 8000
Число цветов в книге 56
Число стилей ячейки в книге не более 4000
Число пользовательских числовых форматов Ограничивается только объемом памяти
Число выделенных диапазонов не более 2048
Число имен в книге Ограничивается только объемом памяти
Число аргументов функции не более 30
Число вложений функций не более 7
Число стандартных функций 320
Число пользовательских функций Ограничивается только объемом памяти
Число окон книги Ограничивается только системными ресурсами
Число подокон окна не более 4
Число связанных листов Ограничивается только объемом памяти
Интервал масштабирования от 10% до 400%
Число поименованных видов Ограничивается только объемом памяти
Число отчетов Ограничивается только объемом памяти
Число сценариев Ограничивается только объемом памяти
Число уровней сортировки 3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных сортировок

Технические характеристики диаграмм.

Характеристика Значение
Число диаграмм, использующих данные листа Ограничивается только объемом памяти
Число листов, используемых диаграммой не более 255
Число рядов данных в диаграмме не более 255
Число элементов в ряду данных не более 4000
Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммы не более 32000
Число шрифтов диаграммы не более 255
Число стилей линии не более 8
Число весовых коэффициентов линии не более 4
Число узоров для заливки плоских фигур 18
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор) 56448
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер) 56448 (Зависит от марки принтера и его программного обеспечения.)

Знакомство с Excel.

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:

Источник